در روزگاری که سازمانها دچار خشکسالی و فقر منابع انسانی کارآمد می باشد و چرخه عمر مدیران ما دچار دگرگونی شده ، جانشین پروری و تفویض اختیار دو عنصر کلیدی در تداوم رشد و تحول کسب و کارها محسوب می گردد که نقش مهمی در پویایی و تعالی سازمان دارند. در مدیریت سرمایه های انسانی و بر اساس تفکر سیستمی از « جانشین پروری و تفویض اختیار » به عنوان ضرورتی انکار ناپذیر برای ادامه حیات سازمان ، نامبرده می شود که با قدم زدن در فضای اندرونی کسب و کارهای ایرانی ، جای خالی آن به شدت ملموس است.
هر سازمان در حال توسعه همچون خانواده در حال رشد، احتیاج به رهبری و مدیریت استعدادهای داخلی دارد که پس از شناسایی، توانمندسازی و رشد پرسنل ، جریان جانشین پروری و تفویض اختیار بصورت عملیاتی صورت می پذیرد. سازمان های در حال توسعه و نیز توسعه یافته ، به جای تعارض با استعدادهای داخلی ، از سرمایه های نهفته خویش بهره می برند و بعنوان نیروهای ذخیره در لیست تدبیر گنجانیده شده و در مسیر توسعه سازمان، راهنمایی می کنند و اختیارات کافی را تفویض خواهند کرد.
جانشین پروری و تفویض اختیار ، یک استراتژی هوشمندانه برای مدیریت استعدادهای درون سازمانی است که منجر به شکل گیری گنجینه ای از استعدادهای انسانی می گردد و در کنار مدیران ، تجربه پیمودن مسیر تمرین و کارورزی را برای پرسنل فراهم می کنند.
چرایی استقرار موتور جت در سازمان
حفظ پیوستگی سازمانی
جانشین پروری و تفویض اختیار به معنای آماده‌سازی نیروهای جدید و انتقال دانش و تجربیات افراد برای پاسخگویی به نیازهای سازمان است. این کار باعث حفظ پیوستگی سازمانی و جلوگیری از توقف و وابستگی به افراد خاص می‌شود. با استفاده از جانشین پروری و تفویض اختیار، سازمان می‌تواند به صورت پیوسته از دانش و تجربیات متخصصان خود استفاده کند و تداوم کسب و کار را تضمین کند.
توسعه و رشد پایدار
جانشین پروری و تفویض اختیار به سازمان امکان می‌دهد که نیروهای جدید را به جایگاه‌ها و مسئولیتهای بالاتر منتقل کند و به افراد فرصت توسعه و رشد حرفه‌ای بدهد. این به معنای ایجاد فرصت‌های شغلی داخلی و ارتقاء درون سازمانی است که افراد را تشویق به ارتقاء حرفه‌ای و پیشرفت داخل سازمان می‌کند. این نیز باعث افزایش مشارکت و تعهد افراد به سازمان می‌شود و کیفیت کار و عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشند.
انعطاف‌پذیری و سرعت عمل
با تفویض اختیار به سطوح پایین‌تر سازمانی، افراد در موقعیت‌های تصمیم‌گیری مستقل قرار می‌گیرند و می‌توانند به صورت سریع واکنش نشان دهند. این باعث می‌شود سازمان انعطاف‌پذیرتر به تغییرات بازار و شرایط رقابتی باشد و به سرعت به نیازها و مشکلات پاسخ دهد.
ایجاد انگیزه و تشویق مشارکت
تفویض اختیار به افراد، احساس مسئولیت و تعلق به کار را تقویت می‌کند و انگیزه افراد را برای مشارکت بیشتر در فعالیت‌های سازمانی افزایش می‌دهد. زمانی که افراد احساس می‌کنند که تصمیمات و عملکردشان ارزشمند و تاثیرگذار است، بهتر و خلاقانه‌تر کار می‌کنند و به رشد و پیشرفت سازمان کمک می‌کنند.
شکوفایی خلاقیت
در سازمان های متکی بر جانشین پروری و تفویض اختیار ، با مشارکت کارکنان و مدیران ، تضارب آرا رخ می دهد و ایده های خلاقانه و ساختار شکن ، شکوفا می گردد. اتاق فکر ، نظام پیشنهادات و کارگروههای بین واحدی ، زمینه ساز شکوفایی خلاقیت مبتنی بر خرد جمعی می باشد.
جانشین پروری چیست ؟
نگرانی مدیران از آینده مشاغل کلیدی باعث شده است امور ساماندهی جانشینان به معنای طراحی و اجرای یک سیستم مدیریت مناسب برای جانشینان جدی گرفته شود. جانشین پروری معمولاً در سازمانها برای تضمین پیوستگی و استمرار در عملکرد و فعالیتها مورد استفاده قرار می‌گیرد. با استفاده از جانشین پروری، سازمانها تلاش می‌کنند تا از رشد و توسعه نیروهای جدید و جانشینانی که قرار است نقش و مسئولیت شخصی را در سازمان به عهده بگیرند، بهره‌برداری کنند.
جانشین پروری شامل مراحل و فرآیندهای مختلفی است که شامل شناسایی و انتخاب جانشینان، آموزش و آماده‌سازی آنها برای تسلط بر نقش و مسئولیت جدید، انتقال دانش و تجربیات مهم به جانشینان، و ارزیابی و پیگیری پس از جانشینی است.
با این حال، جانشین پروری نیازمند برنامه ریزی و دقت در استقرار است که همه چیز به درستی و به هنگام ، محقق شود. کمبود شدید نیروی انسانی که باعث رنجش سازمان های ایرانی شده است ، اهمیت جانشین پروری را دو چندان می کند.
جانشین پروری، فرآیندی ساختار یافته است تا بر اساس بازآفرینی کارکنان به چرخه فعالیت ، مسیر جهش و توسعه سازمان را فراهم می نماید و در همه سطوح و جایگاه های سازمانی از قبیل : تکنسین ، کارشناسی ، سرپرستی ، مدیریت میانی و مدیریت ارشد ، الزام آورست که در صورت ارتقا ، استعفا ، فوت و یا اخراج هر یک از این پرسنل ، به سرعت و سهولت بتوان بهترین تصمیم مدیریتی را در انتصاب فرد شایسته بعنوان جانشین اقدام نمود که در سمت های بالاتر سازمان ، اهمیت بیشتری دارد.
متاسفانه در بیشتر شرکت های خانوادگی ، بجای شایسته سالاری ، از ژن خوب خانوادگی و حلقه فامیلی شرکا برای جانشینی مدنظر قرار می گیرد که مرز خطرناک انحراف قطار سازمان از ریل رشد ارگانیک می باشد. هزینه دعوت به کار و تامین جانشین در خارج از سازمان بسیار بالا و پر ریسک است و احتمالا شکست و عدم تمکین تیم در همکاری با جانشین خارجی بسیار بالاست. بنابراین تامین و انتخاب جانشین از بین افراد مستعد داخلی ، شایسته تر و منصفانه تر است و در صورت نبود چنین ظرفیتی ، چاره ای جز بکارگیری گزینه های خارج از سازمان نیست.
مزایای جانشین پروری
افزایش پیوستگی سازمانی
با آموزش و آماده‌سازی جانشینان، سازمان می‌تواند پیوستگی و مداومت فعالیتها و عملکرد را تضمین کند و فرآیند جایگزینی را بصورت هوشمندانه در پیش گیرد.
افزایش کیفیت عملکرد
با توجه به آموزش مناسب جانشینان، احتمال انجام بهتر و باکیفیت‌تر وظایف جدید افزایش می‌یابد و شاهد شکوفایی و نقش آفرینی تیم کارکنان خواهید بود که منتج به سودمندی و رشد مضاعف می گردد.
کاهش هزینه‌ها
با ارتقاء جانشینان داخلی به نقش و مسئولیت جدید، نیاز به جستجو و استخدام نیروی کار خارجی کاهش می‌یابد و در نتیجه هزینه‌های مربوط به استخدام و آموزش نیروی کار جدید کاهش می‌یابد.
رشد درون زا
بکارگیری استراتژی جت ، سبب زایش رشد درون زا از دل سازمان می باشد که ناشی از بومی سازی استراتژی جت توام با هیجان و نوآوری می باشد. در رشد درون زا ، جریان تبادل همزمان دانش و تجربه ، سبب هم افزایی می گردد.
توسعه سیستم مدیریت
سیستم مدیریت در سازمان های جت ، با شمایلی پویا و منعطف دچار تحول و توسعه پایدار می گردد به گونه ای که کیفیت مدیریت ارتقا یافته و سیستم سازی در اوج فعالیتها می باشد.
کادرسازی
در پناه استراتژی جت ، تولید سرمایه های انسانی نهادینه می شود و سازمان با غنی سازی سرمایه های خویش اقدام به کادرسازی می نماید.
بازیکنان ذخیره
جانشین های آموزش دیده ، بعنوان بازیکنان ذخیره در تیم حضور دارند تا در روزهای بحران یا مصلحت های مدیریتی ، بکار گرفته شوند.
میدان دهی به اقلیت ها
یکی از برکتهای استراتژی جت موجبات میدان دهی و اختیار عمل به اقلیت هایی همچون پرسنل زن و نیز پرسنل با تفکرات اپوزیسیون و مخالف (ساختار شکن) و سایر اقشار اقلیت می شود که به نوعی سبب پویایی و ساماندهی به اقلیت ها می گردد.
جانشین سازی
جانشین پروری مقدمه ای برای جانشین سازی است. بنابراین تربیت و پرورش جانشینان و آماده سازی ایشان برای انتخاب جانشین نهایی می باشد که پیش نیاز آن جانشین پروری خواهد بود.
پیشگیری از رسوب نیروی انسانی
هر چه نیروی انسانی در یک سمت ثابت ، تکراری دچار ماندگی و رسوب شوند ، میزان خسته کنندگی و رسوب اوج می گیرد که با مفاهیم بهره وری تناقض دارد.
تقویت اعتماد به نفس مدیرعامل
مدیرعامل هر آنچه که بتواند ابتکار عمل به خرج دهد و چک لیست طبقه بندی شده ای از جانشینی برای هر یک از سمت های سازمانی را در جیب داشته باشد ، از اعتماد به نفس بالاتری برای پیشبرد امورات سازمان و حذف نیروهای سمی و مدیریت بحران در قبال خروج کارکنان برخوردار است.
مراحل و فرآیندهای عملیات جانشین پروری
این رئوس معمولاً در سازمانها برای جانشین پروری استفاده می‌شوند تا جانشینان به طور موثر در نقش و مسئولیت جدید خود عمل کنند و پیوستگی سازمانی حفظ شود.
شناسایی نیازها
شناسایی نیازهای سازمانی برای جانشینی ، شامل تحلیل و بررسی نقاط قوت و ضعف فعلی سازمان، تحلیل و پیش‌بینی نیازهای آینده و تشخیص نقاط قوت و ضعف جانشینان فعلی است.
انتخاب جانشینان
انتخاب جانشینان مناسب برای نقش و مسئولیت جدید ، شامل ارزیابی مهارت‌ها، تجربیات و پتانسیل جانشینان، مصاحبه‌ها، آزمون‌ها و ارزیابی‌های عملکرد می‌شود که که از بین افراد مستعد ، شایسته ترین افراد را باید بعنوان نامزد جانشینی در نظر گرفت.
آموزش و توانمندسازی
آموزش جانشینان برای تسلط بر نقش و مسئولیت جدید ، شامل دوره‌های آموزشی، راهنمایی‌ها، کارگاه‌ها و فرصت‌های یادگیری عملی است.
دریافت بازخورد و ارزیابی
در حین و پس از آموزش نامزدهای جانشینی ، وظیفه مدیران سازمان است که بازخوردهای موثر را در رفتار و تدابیر گزینه های جانشینی دریافت نمایند و در صورت نشانه های کلیدی ، مسیر جانشین پروری را ادامه دهند.
انتقال دانش و تجربیات
انتقال دانش و تجربیات مهم سازمانی از جانشینان قبلی به جانشینان جدید ، شامل جلسات تجربیات، مرور دستورالعمل‌ها و فرآیندهای کلیدی و همکاری و همراهی میان جانشینان قدیمی و جدید است.
پشتیبانی و پیگیری
جانشینان پس از تسلط بر نقش جدید، با پشتیبانی و پیگیری مستمر از سوی مدیران و سازمان، در بهبود عملکرد خود پیشرفت می‌کنند که شامل ارزیابی عملکرد، بازخورد، مشاوره و راهنمایی می باشد.
تفویض اختیار چیست ؟
تفویض اختیار با مفهوم انتقال یا واگذاری قدرت، صلاحیت و مسئولیت‌هایی است که به طور عادی به یک فرد یا گروه تعلق دارد به فرد دیگری یا گروه دیگری درون سازمان. در واقع ، این به معنای اجازه دادن به یک فرد یا گروه برای انجام یک وظیفه خاص یا تصمیم‌گیری در حد مسئولیتی است و بعنوان یکی از مهارت های ضروری مدیران و رهبران محسوب می گردد.
تفویض اختیار به معنای دادن قدرت تصمیم‌گیری به افراد در سطوح پایین‌تر سازمانی است. در این روش، مدیران برخی از وظایف و مسئولیتهای خود را به زیرمجموعه‌ها، تیم‌ها یا افراد دیگر منتقل می‌کنند. این افراد سپس می‌توانند تصمیم‌های مربوط به وظایف خود را بر اساس صلاحیت‌ها و توانایی‌های خود اتخاذ کنند.
تفویض اختیار به مدیران و سازمانها کمک می‌کند تا امکان مدیریت منابع و زمان خود را بهبود ببخشند، زیرا وظایف مشخصی را به زیرمجموعه‌ها منتقل می‌کند که پیش نیاز آن جانشین پروری می باشد.
تصمیم‌گیری را به سطوح پایین‌تر سازمانی گسترش می‌دهد، که می‌تواند به بهبود سرعت واکنش و انعطاف‌پذیری سازمان کمک کند.
افراد را تشویق به شرکت و مشارکت بیشتر در فعالیتها و انجام وظایفشان می‌کند، زیرا آنها احساس می‌کنند مسئولیت و اختیار واقعی دارند.
با این حال، تفویض اختیار نیازمند ارتباط و ارتباط موثر بین مدیران و اعضای سازمان است تا از هماهنگی و همسویی صحیح بین تصمیم‌ها و اهداف سازمان اطمینان حاصل شود. همچنین، باید در نظر داشت که تفویض اختیار به معنای کامل و نامحدود نیست و همواره به حدود و محدودیت‌های مشخصی تحت نظارت می‌باشد.
مزایای تفویض اختیار
مشارکت تصمیم سازی
با مشارکت دادن پرسنل در عملیات تولید تصمیم ، به خوبی از ظرفیت های تفویض اختیار بهره مند خواهید شد. تصمیم سازی در سازمان های بالغ رخ می دهد و مدیریت ارشد به نبوغ رهبری رسیده و اختیار تصمیم سازی را به تیم واگذار می شود.
نظام پیشنهادات
استقرار نظام پیشنهادات در سازمان ، باعث پویایی و ابداع ایده های متمایز و کارگشا خواهد شد و جریان باورپذیری و دلدادگی پرسنل به برند سازمان را تقویت می نماید.
ارزیابی گزینه های جانشینی
به برکت تفویض اختیار ، نامزدهای جانشینی مورد ارزیابی و اعتبارسنجی قرار می گیرند و بصورت خودکار عملیات غربالگری گزینه های جانشینی صورت می پذیرد.
توانمندسازی
فعل تفویض اختیار و مطالبه نتیجه از سوی مدیر تفویض کننده اختیار ، ذاتا باعث توانمندسازی پرسنل اختیارمند می گردد و با اندیشه ورزی و الزام به دانش پذیری ، عملا باعث رشد مضاعف مغزافزاری پرسنل می شود.
استعدادیابی
تفویض اختیار ، بصورت بالقوه از ظرفیت استعدادیابی برخوردارست که موجب کشف استعدادهای نهفته سازمان می گردد و نتایج مثبت تفویض اختیار سبب رویش استعدادهای نوگرا می گردد.
همذات پنداری
با تفویض اختیار مدیر ارشد به یک یا چند نفر از پرسنل ، باعث همذات پنداری اختیارمندان از میزان استرس و ریسک پذیری مدیران ارشد می گردد و بصورت خودکار شدت رفتارهای سلیقه ای و تفکرات فردگرایی را کاهش داده و با درک صحیح پرسنل از واقعیات سازمان ، همذات پنداری به جایگاه استراتژیک مدیریت شکل می گیرد.
وفادارسازی پرسنل
مواجه کارکنان با مقوله تفویض اختیار ، ذهنیت وفاداری به سازمان و مدیریت ایجاد می کند و در اثر تکرار و پیوستگی باعث هوادارسازی و تعلق خاطر پرسنل می گردد.
تقویت کاریزمای رهبری سازمان
محبوبیت رهبر سازمان با واسپاری اختیارات ، ریشه دار می شود و با تقویت کاریزمای رهبری ، سازمان دچار فخر و پرستیژ برای پرسنل می شود.
ترویج خلاقیت و نوآوری
تفویض اختیار ، بصورت ذاتی نوعی نوآوری و خلاقیت مدیر محسوب می گردد که بصورت داوطلبانه ، بخشی از اختیارات خویش را در مدت محدود به دیگری اعطا می نماید. فعل این اقدام خلاقانه ، بعنوان نمادی از نوآوری در سازمان است که باعث ترویج خلاقیت و ابداع راهکارهای مشارکتی می گردد.
مراحل و فرآیندهای کلیدی اجرای تفویض اختیار
با استفاده از این رئوس، مدیران می‌توانند فرایند تفویض اختیار را بهبود بخشند و به افراد امکان مدیریت و تصمیم‌گیری مستقل در حد صلاحیت‌های خود را بدهند. هر چند که صرفا اعطای اختیار هرگز به معنای تفویض مسئولیتهای نهایی نیست و کماکان مسئولیت نهایی تصمیم بر عهده عالی ترین مقام سازمان می باشد.
انتخاب و تعیین افراد مناسب
مدیران باید افرادی را که برای تفویض اختیار مناسب هستند را شناسایی کرده و ضمن ارزیابی مهارت‌ها ، توانایی‌ها ، تجربیات و قابلیت‌های فردی ، وی را مستعد تفویض اختیار تشخیص می دهند.
تعیین محدوده و مرزهای تفویض
مرزها و محدوده‌های دقیق تفویض اختیار شامل تعیین وظایف، صلاحیت‌ها، مسئولیتها و حدود تصمیم‌گیری است که به فرد موردنظر تفویض می‌شود و اینکه در چه زمانی یا در مورد چه کسی و یا در مورد چگونگی چه چیزی اختیارات کامل و مناسبی تفویض گردد.
آموزش و توسعه فردی
به فردی که تفویض اختیار می‌شود باید آموزش‌های لازم را ارائه شود تا بتواند به خوبی وظایف خود را انجام دهد که آموزش فنی، مهارتی و رفتاری از جمله آن می باشد.
تشویق و پشتیبانی
مدیران باید افرادی که اختیارات به آنها تفویض شده، را تشویق و حمایت کنند و زمینه ارائه بازخورد، مشاوره، منابع و امکانات لازم برای انجام وظایف مقتضی ، فراهم گردد.
ارزیابی ، غربالگری و بازبینی
عملکرد افرادی که اختیارات به آنها تفویض شده باید مورد ارزیابی ، غربالگری و بازبینی قرار گیرد که شامل ارزیابی عملکرد، مقایسه با استانداردها و اصلاح محدوده‌ها و مرزهای تفویض اختیار است.
سازمان بدون جت
عدم وجود جانشین پروری و تفویض اختیار می‌تواند باعث وابستگی به افراد خاص، کاهش انعطاف‌پذیری سازمانی، کاهش توانمندی‌ها و امکانات سازمانی و کاهش انگیزه و تعلق به کار افراد شود که همگی به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به کسب و کار آسیب می‌رساند. بنابراین بدون جانشین پروری و تفویض اختیار، کسب و کار ممکن است با مشکلات و آسیب‌های زیر مواجه شود:
وابستگی به افراد خاص
در صورت عدم وجود جانشین پروری و تفویض اختیار، کسب و کار به طور ناگزیر وابسته به توانمندی‌ها و دانش افراد خاص می‌شود. اگر یک فرد کلیدی از سازمان خارج شود یا از وظیفه خود دست بکشد، سازمان ممکن است با کاهش عملکرد و از دست دادن دانش و تجربه مورد نیاز مواجه شود.
کاهش انعطاف‌پذیری سازمانی
عدم وجود جانشین پروری و تفویض اختیار باعث می‌شود که تصمیمات و وظایف مرکزی و تمامی مسئولیتها در دست مدیران بالاتر سازمان باقی بماند. این باعث کاهش انعطاف‌پذیری سازمانی می‌شود، زیرا سازمان قادر به سریع واکنش به تغییرات و نیازهای بازار نخواهد بود.
کاهش توانمندی‌ها و امکانات سازمانی
با عدم تفویض اختیار، توانمندی‌ها و امکانات سازمان به طور کامل مورد استفاده قرار نخواهند گرفت. افراد در سطوح پایین‌تر سازمانی که از تجربه و تخصص خود برخوردار هستند، فرصتی برای به ارمغان آوردن نوآوری، بهبود فرآیندها و استفاده بهینه از منابع نخواهند داشت.
کاهش انگیزه و تعلق به کار
عدم تفویض اختیار به افراد، باعث کاهش انگیزه و تعلق به کار آنها می‌شود. زمانی که افراد احساس می‌کنند که تصمیماتشان اهمیتی ندارد و کنترل تصمیم‌گیری به صورت کامل در دست سرپرستان است، انگیزه و تعلق به کار آنها کاهش می‌یابد و عملکرد سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
انحصار جزیره قدرت
درصورت عدم جانشین پروری و تفویض اختیار ، در عمل منجر به انحصار قدرت در گوشه ای از سازمان می گردد که زمینه ساز فساد و کارشکنی می باشد.
چالش های جت
مدیران و سازمانها باید چالش‌های پیش رو را در نظر بگیرند و راهکارهای مناسبی برای مواجهه با آنها پیش بگیرند. این تدبیر شامل ارائه آموزش‌های مناسب، ایجاد فرهنگ سازمانی پذیرش تغییر، ارتقاء ارتباطات سازمانی و تشویق همکاری و مشارکت می‌شود.
جانشین پروری و تفویض اختیار ممکن است با چالش‌ها و موانعی همراه باشند. برخی از اصلی‌ترین چالشهایی که ممکن است در جانشین پروری و تفویض اختیار رخ دهند عبارتند از:
عدم آمادگی و مهارت‌های کافی
افراد جانشین ، ممکن است برای تحمل مسئولیتهای جدید و انجام وظایف بالاتر، آمادگی کافی نداشته باشند. همچنین، مهارت‌های لازم برای مدیریت و تصمیم‌گیری مستقل را نداشته باشند. این مسئله ممکن است باعث کاهش عملکرد و نتایج نامطلوب در جانشینان شود. بنابراین در انتخاب فرد جانشین یا اختیار گیرنده ، وسواس کافی را به خرج دهید.
نگرانی در مورد امنیت و کنترل
برخی مدیران ممکن است نگرانی‌های امنیتی و کنترلی داشته باشند و بخشی از صلاحیت‌ها و قدرت را به دست دیگران منتقل نکنند. این می‌تواند به عدم اعتماد و کاهش تمایل به جانشین پروری و تفویض اختیار منجر شود.
نقص در ارتباطات و اطلاعات
برای جانشین پروری و تفویض اختیار به خوبی، ارتباطات و انتقال اطلاعات صحیح و کافی ضروری است. در صورتی که ارتباطات ناسازگار یا ناکافی باشد و اطلاعات لازم به درستی منتقل نشود، می‌تواند باعث کاهش کارآیی و اشتباهات در فرآیند جانشین پروری و تفویض اختیار شود.
مقاومت در برابر تغییر
برخی از کارکنان و مدیران شما ممکن است مقاومت در برابر تغییر و انتقال صلاحیت‌ها داشته باشند. آنها ممکن است ترس از دست دادن قدرت و کنترل را تجربه کنند و تمایلی به تفویض اختیار و جانشین پروری نداشته باشند و اقدام به کارشکنی و تلاش برای انحراف مسیر داشته باشند که هوشیاری مدیر را می طلبد.
محدودیت در اختیارات
در صورت واگذاری سمت به یک جانشین شایسته و یا در صورت تفویض اختیار به هر یک از کارکنان یا مدیران منتخب ، نمی توانیم اختیارات محدود و ناقصی را برای وی در نظر بگیریم و در عین حال از وی توقع اثربخشی و موفقیت داشته باشیم.
عدم مشارکت و همکاری
در برخی موارد، جانشین پروری و تفویض اختیار ممکن است با مقاومت یا ناخواسته از سوی جانشینان همراه باشد. افراد ممکن است نتوانند به خوبی با جانشینان خود همکاری کنند و اطلاعات و تجربیات را به درستی با آنها به اشتراک بگذارند.
وسوسه دخالت
وسوسه دخالت یکی از چالشهایی جدی است که پس از واگذاری وظایف ، می تواند منجر به شکست اقدام تفویض اختیار و جانشین پروری گردد . راه حل صحیح برای پیشگیری از این چالش ، مشخص کردن نتایج مورد انتظار مدیریت است. بنابراین قبل از واگذاری یک وظیفه یا سمت ، به وی گوشزد کنید که بعد از واگذاری وظایف چه انتظاری از آنها دارید و قرار است به چه نتایج مشخصی دست یابند. پایش مستمر نتایج ، پاداش و توبیخ بر اساس خروجی عملکرد می تواند بسیار موثرتر از دخالتهای موردی در وظایف محوله باشد.
پرسنل سمی
آن دسته از کارکنان ناسالم ، کج فکر و مسموم که از خصايص حسادت ، طمع و بداخلاقی برخوردارند ، بصورت بالقوه بعنوان پرسنل سمی سازمان محسوب می شوند که تهدید جدی در جریان جانشین پروری و تفویض اختیار هستند. بر مدیران ارشد لازم است که با هوشیاری و به دور از هیجان ، بر رفتارهای پرسنل احاطه داشته باشند.
تناسب سلسله مراتب سازمان و اختیارات با چارت سازمانی
چنانچه وضعیت واسپاری اختیار و یا سمت مسئولیتی مورد جایگزینی در تناسب با سلسله مراتب و چارت سازمانی نباشد ، در عمل با یک اقدام پوچ و ناتوانی مواجهیم که بسیار خطرناک و مضر می باشد.
رصد نتایج عملکرد به جای شیوه اقدام
چنانچه در ابتدای تفویض اختیار به خوبی در مورد وظیفه و دامنه فعالیت و مسئولیتها پرداخته اید ، نیازی به دخالت پی در پی در نحوه اجرای کارها نیست. مدیران مدبر و هوشمند ، پس از واگذاری وظایف و مسئولیتها و دریافت اختیارات کافی به کارمندان یا مدیران ، مرتبا نتایج را رصد و به فرد مورد نظر مشاوره می دهند اما باید مطمئن شوید که این موضوع را با دخالت در انجام کار اشتباه گرفته نشود !
استقرار استراتژی جت
اهمیت توجه به نکات کلیدی، بهبود عملکرد سازمانی، توانایی انتقال دانش و تجربه، تشویق به نوآوری و بهبود مستمر و کاهش وابستگی به افراد خاص را در کسب و کار به ارمغان می‌آورد. در استقرار استراتژی جانشین پروری و تفویض اختیار، مدیران کسب و کار باید به نکات کلیدی زیر توجه کنند:
آموزش و توسعه منابع انسانی
اطمینان حاصل شود که جانشینان به دانش و مهارت‌های لازم برای انجام وظایف جدید مجهز هستند. این شامل آموزش و توسعه منابع انسانی، آموزش فنی و حرفه‌ای، و ایجاد برنامه‌های رشد و توسعه است.
انتخاب و جذب جانشینان مناسب
مدیران باید جانشینان مناسبی را انتخاب کنند که دارای استعداد، توانمندی و تعهد لازم برای انجام وظایف جدید هستند و بایستی مهارت‌ها، تجربه‌ها و توانمندی‌های فردی مورد بررسی واقع گردد.
ارتقاء فرهنگ پذیرش تغییر
ایجاد فرهنگ سازمانی که جانشین پروری و تفویض اختیار را تشویق کند و از آن حمایت کند، بسیار مهم است. اعتماد به جانشین و تشویق به مشارکت و همکاری در سطوح مختلف سازمان، جزء عناصر کلیدی در این راستاست.
ارتباطات و انتقال اطلاعات صحیح
اطمینان حاصل شود که ارتباطات دقیق و صحیح بین مدیران و جانشینان برقرار است. اطلاعات و تجربیات مورد نیاز به درستی به جانشینان منتقل می‌شود تا آنها بتوانند وظایف و مسئولیتهای خود را به خوبی انجام دهند.
پیگیری و ارزیابی عملکرد
پیگیری و ارزیابی عملکرد جانشینان برای اطمینان حاصل شود که وظایف و مسئولیتها به درستی انجام شده‌اند و بهبودهای لازم صورت گرفته است. این شامل فرآیندهای ارزیابی عملکرد منظم و بازخورد سازنده است.
ترویج فرهنگ جانشین پروری و تفویض اختیار
مدیران باید فرهنگ سازمانی را در جهت جانشین پروری و تفویض اختیار تقویت کنند. این شامل اعطای صلاحیت و قدرت به افراد، ایجاد محیطی اعتمادساز، تشویق به تصمیم‌گیری مستقل و تشویق به پذیرش مسئولیتهای جدید است.
قابلیت اندازه گیری عملکرد
هر جانشین و یا هر اختیارمندی باید از شاخصه های ارزیابی عملکرد خویش آگاه باشد که دقیقا براساس همین معیارها نیز توسط مدیران مافوق مورد سنجش و اندازه گیری عملکرد قرار می گیرند.
بکارگیری مربی
استفاده از مشاور با تجربه و دانشمند در عملیات های استقرار تفکر جانشین پروری و تفویض اختیار ، تضمین کننده این اقدام بزرگ و بیانگر جدیت مدیران سازمان در طراحی ، بومی نمودن و جاری سازی این تفکر استراتژیک می باشد.
ثبت تجربه
بر همه فعالان عرصه جانشینی و اختیارمندی اعم از مدیران اعطا کننده و افراد دریافت کننده و سایر ذینفعان ، لازمست که تجربیات ، مواجهات ، موفقیت ها ، شکستها و دیدگاههای خویش را برای مصارف و عبرت آیندگان ، اقدام به ثبت و مستندسازی نمایند.
مهیا کردن جو سازمان
اتمسفر سازمان برای استقرار استراتژی های جانشین پروری و تفویض اختیار را باید مهیا کرد که پیوند این اقدام بزرگ ، به درستی صورت پذیرد. در غیراینصورت منجر به پس زدگی این پیوند و شکست می گردد.
جانشین پروری بدون تفویض اختیار
در صورتی که جانشین پروری بدون تفویض اختیار انجام شود، می‌تواند مشکلات و محدودیت‌هایی رخ دهد که عبارتند از:
وابستگی به مدیر اصلی
در این حالت، جانشین هنوز وابسته به مدیر اصلی خواهد بود و تمام تصمیم‌ها و تسلیمات نهایی به دست مدیر اصلی خواهد بود. این می‌تواند به کاهش انعطاف‌پذیری و امکان اتخاذ تصمیمات سریع واکنش نشان دهد.
کاهش مشارکت و مسئولیت‌پذیری
بدون تفویض اختیار، جانشین ممکن است احساس کند که مسئولیتهای اصلی هنوز به عهده مدیر اصلی است و از مشارکت و پذیرش مسئولیتهای جدید خودداری کند.
عدم توسعه و رشد
بدون تفویض اختیار، جانشین فرصتی برای توسعه و رشد حرفه‌ای نخواهد داشت. او هنوز در محدوده وظایف و مسئولیتهای قبلی خود محدود می‌شود و قدرت و تسلط جدیدی کسب نمی‌کند.
تاخیر در اتخاذ تصمیمات
بدون تفویض اختیار، همه تصمیم‌ها باید توسط مدیر اصلی اتخاذ شوند، که ممکن است باعث تاخیر در فرآیند تصمیم‌گیری شود و قابلیت سرعت در عملکرد سازمان را کاهش دهد.
بنابراین، جانشین پروری بدون تفویض اختیار می‌تواند به کاهش انعطاف‌پذیری سازمان، کاهش مشارکت و مسئولیت‌پذیری کارکنان، عدم توسعه و رشد فردی و سازمانی، و تاخیر در اتخاذ تصمیمات منجر شود. به همین دلیل، تفویض اختیار در کنار جانشین پروری بسیار مهم است تا جانشینان بتوانند به طور کامل واجدانه و مسئولانه در نقش جدید خود عمل کنند.
فرار مدیران از جت
نگرانی از از دست دادن کنترل
برخی مدیران ممکن است از تفویض اختیار و جانشین پروری اجتناب کنند، زیرا می‌ترسند که با انتقال قدرت و کنترل به دیگران، قدرت و نفوذ خود را از دست خواهند داد. آنها ممکن است احساس کنند که اگر دستگیره‌های کلیدی در دست خود نباشد، نتوانند به طور کامل کنترل کسب و کار را در دست داشته باشند.
عدم اعتماد به جانشینان
برخی مدیران ممکن است به جانشینان خود اعتماد کافی نداشته باشند و نگران باشند که وظایف و مسئولیتهای جدید به درستی انجام نخواهند شد. این می‌تواند به عدم اطمینان درباره قدرت و توانایی جانشینان منجر شود.
عدم آمادگی جانشینان
در برخی موارد، جانشینان ممکن است به درستی برای تحمل وظایف و مسئولیتهای جدید آماده نباشند. مدیران ممکن است نگران باشند که جانشینان نتوانند با چالش‌ها و فشارهای مربوط به نقش جدید خود مقابله کنند و در نتیجه به عملکرد سازمان تأثیر منفی بگذارند.
نگرانی از اشتباه و خطا
مدیران ممکن است از تفویض اختیار و جانشین پروری اجتناب کنند، زیرا نگران اشتباهات و خطاهایی هستند که جانشینان ممکن است انجام دهند. آنها ممکن است فکر کنند که تصمیمات غلط جانشینان به شکست و عواقب منفی در کسب و کار خواهد منجر شد.
نگرانی از رقابت داخلی
برخی مدیران ممکن است از توانایی جانشینان خود نگران باشند و بترسند که با انتقال قدرت به آنها، رقابتی درون سازمانی برای جایگزینی خود بوجود بیاید. آنها ممکن است از اینکه جانشینان به عنوان رقبایی برای موقعیت خود ظاهر شوند، نگران باشند.
این عوامل ممکن است باعث شود که مدیران از تفویض اختیار و جانشین پروری فرار کنند. برای مواجهه با این نگرانی‌ها، آنها نیاز دارند که اعتماد به جانشینان خود را بالا ببرند، منابع مناسبی را برای آموزش و توسعه جانشینان فراهم کنند و فرآیندهای مشخصی برای پیگیری و ارزیابی عملکرد آنها تعیین کنند
ویژگی مدیر جت
مدیران جانشین پرور و تفویض کننده اختیار باید برخی ویژگی‌ها و صفات کلیدی را داشته باشند. در زیر برخی از این ویژگی‌ها را بیان می‌کنم:
بینش استراتژیک
مدیر جانشین پرور و تفویض کننده اختیار باید توانایی بررسی و تحلیل موقعیت‌ها و پتانسیل‌های کارکنان را داشته باشد. او باید بتواند بینش استراتژیکی داشته باشد تا بتواند به درستی افراد مناسب را برای جایگزینی و تفویض اختیار انتخاب کند.
قدرت ارتباطی
یک مدیر جانشین پرور باید توانایی خوبی در برقراری ارتباطات بین فرد جانشین و سایر اعضای تیم داشته باشد. او باید بتواند با کارکنان ارتباط صمیمانه و موثری برقرار کند و روابط کاری مثبت را ترویج دهد.
توانایی تشخیص استعداد
مدیر جانشین پرور باید توانایی تشخیص استعداد و پتانسیل کارکنان را داشته باشد. او باید بتواند افرادی را که قابلیت جانشینی دارند، شناسایی کند و به آنها فرصت‌های لازم را برای رشد و توسعه بدهد.
مهارت‌های رهبری
مدیر جانشین پرور باید مهارت‌های رهبری برجسته‌ای داشته باشد. او باید بتواند تیم را هدایت کند، اعضای تیم را مشوق کند و برای جانشینان پتانسیلی محیط مناسبی را ایجاد کند.
صبوری و تاب آوری
مدیران جانشین پرور باید صبور و تحمل‌کننده باشند. زمانی که فردی جانشین می‌شود، ممکن است نیاز به زمان و تلاش برای تطبیق و یادگیری داشته باشد. مدیر باید توانایی داشته باشد تا در این فرآیند حاضر به همکاری و راهنمایی باشد.
اعتماد به نفس
مدیر جانشین پرور باید به نفس خود و توانایی خود در انتخاب و تفویض اختیار به دیگران اعتماد داشته باشد. او باید با اطمینان و اعتماد به جانشینان، وظایف و مسئولیتها را به آنها واگذار کند.
این ویژگی‌ها تنها چند نمونه از صفاتی هستند که مدیر جانشین پرور و تفویض کننده اختیار باید داشته باشد. همچنین، مدیران باید توانایی بهبود و توسعه این صفات را نیز داشته باشند تا بتوانند بهترین جانشینان را انتخاب و توانمندی‌های آنها را به حداکثر برسانند.
