وقتی همه چیز مهم است، چه چیزی را باید اول انجام داد؟
بیماری خاموش کسبوکارها
بیشتر کسبوکارهای کوچک و متوسط در نقطهای قرار میگیرند که مشکلات همزمان از چند جهت به آنها فشار میآورد؛ ساختار سازمانی به هم ریخته است، محصول جذابیت رقابتی ندارد و بازار هم کوچک یا در حال از دست رفتن است. این وضعیت باعث میشود مدیر احساس کند اگر یکی از این حوزهها را جدی نگیرد، فاجعه رخ میدهد. اما چون نمیداند از کجا شروع کند، در عمل هیچ اقدامی شکل نمیگیرد.
این سردرگمی معمولاً با جلسات بیشتر، حرفهای بیشتر و ایدههای بیشتر همراه میشود؛ اما اقدام واقعی کمتر و کمتر میشود. نام این وضعیت «گیجی استراتژیک» است؛ یعنی سازمان در ظاهر دغدغههای مهم دارد، اما در عمل فلج میشود. هدف این مقاله این است که به مدیر کمک کند بدون هزینههای سنگین، فقط با یک روش ساده و شفاف، مسیر شروع را پیدا کند.
بسیاری از کسبوکارها در نقطهای گیر میکنند که:
ساختار شرکت شلخته است، محصول یا خدمت جذابیت رقابتی ندارد، بازار محدود شده یا رو به کاهش است.
هرکسی در جلسات میگوید: اینها همه مهماند. باید همزمان درستشان کنیم.
اما نتیجه واقعی چیست؟
فشار زیاد
فکر زیاد
اقدام صفر
اسم این وضعیت: گیجی استراتژیک !
سازمان نمیداند از کجا شروع کند، پس هیچجا شروع نمیکند.
چرا کسبوکارها گیر میکنند؟
ریشه اصلی این گیرکردن، کمبود منابع نیست؛ بلکه نبود روش تصمیمگیری است. کسبوکارهای کوچک معمولاً بر اساس احساس و حدس تصمیم میگیرند. وقتی هیچ داده مشخصی وجود ندارد، مدیر نمیتواند تشخیص دهد کدام اقدام بیشترین تأثیر را دارد و همین باعث تعویق تصمیمگیری میشود. نتیجه این است که همه مسائل فوری به نظر میرسند و هیچ مسئلهای واقعاً اولویت پیدا نمیکند.
مسئله مهم دیگر، نبود مسئولیتپذیری شفاف است. وقتی وظایف به «همه» سپرده میشود، هیچکس پیگیر واقعی اتفاقات نیست. ترس از اشتباه کردن نیز این وضعیت را تشدید میکند؛ بسیاری از مدیران ترجیح میدهند کاری انجام ندهند تا اینکه کاری انجام دهند و احتمال خطا داشته باشد. در نتیجه، کسبوکار به ظاهر مشغول است اما در عمل درجا میزند.
در ظاهر مشکل «کمبود منابع» است، اما ریشه عمیقتر دارد:
۱. تصمیمها احساسیاند، نه عددی
احساس میکنم بازار خراب است
نه داده، نه تحلیل.
۲. همه چیز فوریت دارد
وقتی ۱۰ اولویت داری، یعنی هیچ اولویتی نداری.
۳. مسئول مشخص وجود ندارد
وقتی همه مسئولاند، یعنی هیچکس مسئول نیست.
۴. ترس از اشتباه
مدیر ترجیح میدهد کاری نکند تا اینکه اشتباه کند.
کسبوکار کوچک باید به جای پخش شدن، متمرکز شود.
چه کنیم؟
این مدل کمک میکند تصمیمگیری از حالت احساسی به حالت عددی و واقعی منتقل شود. سه معیار کلیدی (بقا، درآمد سریع و آیندهسازی) به مدیر کمک میکنند بفهمد کدام اقدام در کوتاهمدت حیاتیتر است. وقتی برای هر حوزه از ۰ تا ۱۰ امتیاز داده میشود، دیگر بحث سلیقه و حدس مطرح نیست؛ نتیجه در قالب عدد مشخص میشود و تصمیمگیری بسیار سادهتر میگردد.
سه حوزه انتخاب نیز کاملاً واقعی و ملموس هستند: محصول، بازار و ساختار. مهمترین نکته این است که کسبوکار مجبور میشود یکی از این سه حوزه را به عنوان اولویت اصلی انتخاب کند. این مدل در واقع ذهن را از «همه چیز مهم است» به «یک چیز الان مهمتر است» منتقل میکند و این نقطه آغاز خروج از گیجی است.
۳ معیار تصمیم
- بقا: اگر این موضوع حل نشود، ۶ ماه دیگر ضربه جدی میخوریم؟
- درآمد سریع: این اقدام میتواند در ۳۰ تا ۹۰ روز پول بیاورد؟
- آیندهسازی: این کار برای ۱۲ ماه آینده سرمایهسازی میکند؟
۳ حوزه انتخاب
- محصول / خدمت
- بازار / مشتری
- ساختار / فرآیندها
قانون اجرای هوشمند
وقتی اولویت تعیین شد، بسیاری از کسبوکارها دچار اشتباه بعدی میشوند: توقف کامل سایر حوزهها یا اجرای همزمان و برابر همه آنها. قانون 70/20/10 میگوید که باید 70 درصد منابع روی اولویت اصلی متمرکز شود، 20 درصد صرف نگهداشت اولویت دوم گردد و 10 درصد فقط برای جلوگیری از توقف کامل حوزه سوم کافی است. این قانون تعادلی بین تمرکز و تداوم ایجاد میکند.
این رویکرد باعث میشود سازمان نه دچار فلج شود و نه دچار پخش شدن. هیچ حوزهای رها نمیشود، اما فقط یک حوزه انرژی اصلی را دریافت میکند. این همان نقطهای است که کسبوکارهای موفق را از کسبوکارهای پراکنده جدا میکند. تمرکز، نه حجم منابع، عامل اصلی رشد است.
قانون 70/20/10
70٪ منابع برای اولویت اصلی
20٪ برای اولویت دوم (در حد نگهداشت)
10٪ برای اولویت سوم (حداقلی)
توقف کامل ممنوع
شروع هموزن ممنوع
تمرکز یعنی انتخابِ «نه»
برنامه زود بازده بدون گیجی
بازه ۹۰ روزه بهترین نقطه توازن بین بلندمدت و قابل اجرا بودن است. در این بازه، کسبوکار میتواند هدف مشخصی بگذارد، نتایج قابل اندازهگیری تعریف کند و فردی را مسئول پیگیری کند. این ساختار باعث میشود کارها وارد فاز اقدام شوند و خروجیهای ملموس در پایان دوره قابل مشاهده باشند.
سه نتیجه کلیدی باید کاملاً عددی و قابل سنجش باشند. هدفهای مبهم مانند «محصول بهتر شود» یا «بازار توسعه پیدا کند» عملاً قابل پیگیری نیستند. در مقابل، نتایج عددی مانند «۲۰ بازخورد مشتری» یا «۱۰ فروش آزمایشی» مسیر حرکت را روشن میکند و امکان ارزیابی پیشرفت را فراهم میسازد.
هر ۹۰ روز فقط ۳ مورد باید مشخص باشد:
1) یک هدف واضح
مثلاً: «محصول رقابتپذیر شود»
2) سه نتیجه کلیدی قابل اندازهگیری
۲۰ بازخورد واقعی مشتری
۳ بهبود مشخص روی محصول
۱۰ فروش آزمایشی
3) یک مسئول پاسخگو
نه کمیته، نه شورا.
یک نفر.
نقشه شروع سریع ۷ روزه
بزرگترین دشمن کسبوکارهای کوچک، «منتظر کامل شدن شرایط ماندن» است. نقشه ۷ روزه کمک میکند تا سازمان بدون تعلل وارد عمل شود. در روزهای اول، تنها کاری که لازم است انجام شود تعیین اولویت و هدف است. پس از آن، نتایج کلیدی و مسئول مشخص میشوند و در نهایت، اقدامات عملی برای شروع تعریف میگردند.
مزیت این مدل این است که هیچ بهانهای باقی نمیگذارد. حتی اگر منابع کم باشد، حتی اگر اطلاعات کامل نباشد، کسبوکار میتواند حرکت را آغاز کند. این حرکت کوچک، نقطه خروج از سکون و نقطه آغاز پیشرفت است
|
روز |
اقدام |
|
۱-۲ |
اجرای مدل ۳×۳ و تعیین اولویت |
|
۳ |
انتخاب هدف ۹۰ روزه |
|
۴ |
تعریف سه نتیجه کلیدی |
|
۵ |
تعیین یک مسئول |
|
۶ |
طراحی اقدامات هفتگی |
| ۷ | شروع، حتی اگر همه چیز کامل نیست |
راز موفقیت: شروع قبل از کامل شدن.
۱۰ خطای قاتل تمرکز
بسیاری از کسبوکارها شکست نمیخورند چون کار اشتباه میکنند؛ بلکه چون کارهای درست را همزمان و بدون تمرکز انجام میدهند. داشتن هدفهای متعدد، جلسات زیاد بدون خروجی، تغییر مکرر برنامهها و کمالگرایی از رایجترین خطاها هستند. این اشتباهات انرژی سازمان را میبلعند و مسیر رشد را مسدود میکنند.
شناخت این خطاها کمک میکند مدیر هنگام برنامهریزی و اجرا بهموقع ترمز بکشد و مسیر را اصلاح کند. هر وقت احساس کردید کارها زیاد شده، معیارها مبهماند یا مسئول مشخص نیست، بدانید که وارد منطقه خطر شدهاید و باید دوباره به اولویت اصلی برگردید.
- داشتن ۵ یا ۱۰ هدف همزمان
- تغییر اولویت هر هفته
- جلسات زیاد، اقدام کم
- شروع پروژههای بزرگ
- دنبال منابع کامل گشتن
- تصمیمگیری احساسی
- کمالگرایی
- تقلید کورکورانه از رقبا
- بدون مسئول گذاشتن کارها
- نداشتن عدد و معیار
چکلیست خروج از گیجی استراتژیک
این چکلیست یک ابزار ساده برای ارزیابی سریع وضعیت سازمان است. داشتن یک اولویت روشن، سه خروجی مشخص در بازه ۹۰ روزه، یک مسئول پاسخگو، مرور هفتگی و گزارش پایان دوره نشان میدهد سازمان در مسیر درست قرار دارد و از حالت پراکندگی خارج شده است.
اگر یکی از این موارد وجود نداشته باشد، احتمال بازگشت به گیجی استراتژیک زیاد است. این چکلیست نقش چراغ هشدار را دارد؛ هر زمان احساس کردید کارها پیچیده شدهاند، کافی است این پنج مورد را بررسی کنید تا دوباره به مسیر اصلی برگردید.
یک اولویت
سه خروجی ۹۰ روزه
یک مسئول
مرور هفتگی ۳۰ دقیقه
گزارش ۹۰ روزه
اگر اینها برقرار بود از گیجی خارج شدهاید.
اگر نبود هنوز در باتلاق هستید.
جمعبندی
کسبوکارهای خرد و متوسط معمولاً نه به خاطر کمبود منابع، بلکه به خاطر پراکندگی شکست میخورند. موفقیت در این سطح به معنای بردن همه نبردها نیست؛ بلکه انتخاب یک نبرد درست و تمرکز روی آن است. اولویتگذاری شفاف و اجرای منظم، موتور اصلی رشد است حتی با منابع محدود !
سازمانهایی که یاد میگیرند «نه» بگویند و یک مسیر روشن را انتخاب کنند، زودتر و مطمئنتر به نتیجه میرسند. تمرکز محدودیت نیست؛ مزیت رقابتی است.
کسبوکارهای خرد و متوسط شکست نمیخورند چون منابع کم دارند؛
شکست میخورند چون پراکندهاند.
و پیروز نمیشوند چون مشکلات کمتر دارند؛
پیروز میشوند چون روی یک مسئله درست تمرکز میکنند.
